Project Management

 

1.     Project Integration Management

Merupakan tiang penyangga yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Manajemen Proyek. Dengan melibatkan koordinasi seluruh knowledge area dalam project life cycle, dan juga salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh Manajer Proyek sebagai kunci koordinasi SDM, rencana dan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan selama proyek berlangsung, dan alat komunikasi antara proyek dengan top manajemen.

Knowledge areas dari Project Integration Management:
1. Project Scope Management.
2. Project Time Management.
3. Project Cost Management.
4. Project Quality Management.
5. Project Human Management.
6. Project Communication Management.
7. Project Risk Management.
8. Project Procurement Management.

A.    Project Charter

Adalah dokumen formal yang menyatakan keberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan akan tujuan dan manajemen proyek. Project charter berfungsi untuk memberikan wewenang penggunaan sumber daya yang ada dalam sebuah organisasi dalam rangka menyelesaikan sebuah proyek.
Informasi yang terkandung dalam Project Charter :
• Nama Proyek
• Masa berlaku proyek
• Nama Manajer Proyek beserta informasinya
• Ringakasan jadwal proyek
• Ringkasan budget proyek
• Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk
• kebutuhan bisnis, dan justifikasi lainnya yang menyatakan
• pentingnya proyek dilaksanakan.
• Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek
• Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek
• Tanda tangan key project stakeholders
• Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholder

B.     Membangun Project Preliminary Scope

Merupakan scope statement awal yang dibangun selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek dapat  memulai diskusi pekerjaan yang berkaitan dengan dengan ruang lingkup proyek.
Informasi yang terkandung dalam Project Pleminary Scope :
• Tujuan proyek 
• Deskripsi produk/servis 
• Kriteria produk yang akan diterima 
• Asumsi dan hambatan terhadap proyek 
• Struktur organisasi 
• Resiko
• Jadwal 
• Gambaran awal biaya

C.     Membangun Project Management Plan

Merupakan dokumen yang digunakan untuk mengkoordinasikan seluruh dokumen perencanaan proyek. Tujuannya adalah memberikan tuntunan dalam eksekusi proyek.
Elemen-elemen umumnya, meliputi :
• Gambaran Umum mengenai proyek
• Deskripsi bagaimana proyek diorganisir
• Manajemen dan proses teknis yang digunakan dalam proyek
• Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasi biaya proyek

D.    Eksekusi Proyek

Tahap pelaksanakan pekerjaan yang telah digambar dalam project plan. Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, dari eksekusi proyek inilah suatu produk dapat dihasilkan.
Keterampilan yang harus dimiliki untuk Eksekusi Proyek :
• Kepemimpinan
• Komunikasi
• Politik
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques

E.     Kontrol Proyek

Output penting dari proses ini adalah rekomendasi tindakan korektif atau preventif. Korektif dalam rangka meningkatkan kinerja proyek, preventif dalam rangka mereduksi probabilitas konsekuensi negatif yang berkaitan dengan resiko proyek.

F.      Penutupan Proyek

Hal yang harus dilakukan mengakhiri semua aktivitas dan menyampaikan hasil kerja proyek (tuntas/tidak) pada orang yang tepat.

2.     Project Scope Management

Project Scope Management termasuk proses yang dikembangakn untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak yang termasuk dalam suatu proyek. Hal tersebut dilakukan untuk memastikan tim proyek dan stakeholders memiliki pengertian yang sama mengenai produk apa yang dihasilkan dari proyek dan proses apa saja yang akan digunakan oleh tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut.

Terdapat 5 proses utama yang dikembangkan dalam project scope manajement yaitu :

A.    Scope Planning

Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat.

Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan.
Hasil utama dari scope planning adalah dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.

B.   Scope Definition

Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope definition sangat penting untuk kesuksesan proyek karena membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement. 

C.   Create WBS

WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek yang menentukan total scope dari proyek. Karena proyek melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, penyusunan dan pemutusan pekerjaan kedalam bagian logika sangat penting dengan didasari bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan. WBS merupakan dokumen pondasi pada project manajement karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber, dan perubahan.
WBS sangat membantu orang untuk membayangkan proyek dan bagian-bagian di proyek tersebut.

D.   Scope Vertifications
Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk mengevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope. 

E.   Scope Control
Scope Control melibatkan peraturan perubahan untuk project scope.
Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control juga termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

3.       Project Time Manajement

Project time management melibatkan proses yang dibutuhkan untuk memastikan waktu penyelesaian dari proyek. Bagaimanapun untuk mencapai waktu penyelesaian suatu proyek tidak mudah.

 Ada enam proses utama yang dilibatkan dalam project time management yaitu :

1.       Activity Definition

Activity definition melibatkan pengidentifikasikan aktivitas secara lebih rinci yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk membuat

suatu proyek.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa tim proyek sudah benar – benar mengerti semua tugas yang harus mereka lakukan sebagai bagian dari project scope sehingga mereka dapat memulai penjadwalan kerja. Suatu aktivitas atau tugas adalah suatu elemen yang biasanya dapat diliat pada WBS yang disertai dengan durasi waktu, biaya dan resource yang digunakan.

2.      Activity Sequencing
Setelah membuat aktivitas proyek, langkah selanjutnya dalan project time managemen adalah activity sequencing. Activity sequencing melibatkan pengematan kembali pada daftar aktivitas dan atribut, project scope management, daftar milestone, dan perubahan yang disetujui untuk menetukan hubungan antara aktivitas. Activity sequencing juga melibatkan evaluasi untuk dependensi dan perbedaan tipe dependensi.
• Dependencies
Suatu dependensi atau hubungan terhubung pada urutan dari aktivitas proyek atau tugas. Ada tiga dasar alasan untuk membuat dependensi pada aktivitas proyek :
- Mandatory dependencies 
Merupakan turunan secara natural pada pekerjaan yang dilakukan pada suatu proyek.
- Discretionary dependencies 
Ditentukan oleh tim proyek.
- External dependencies 
Melibatkan hubungan antara proyek dan bukan aktivitas proyek.
- Network diagram 
Adalah teknik yang digunakan untuk menunjukan urutan aktivitas.

3.      Activity Resource Estimating

Sebelum mengestimasi durasi untuk setiap aktivitas, harus dimiliki suatu ide yang baik untuk kuantitas dan tipe dari resource (orang, peralatan, dan material) yang akan ditentukan setiap aktivitas. Secara alami proyek dan organisasi akan mempengaruhi perkiraan resource. Sangat penting untuk menentukan resource apa yang peril, termasuk orang yang memiliki pengalaman dan kemampuan dalam proyek yang sama dan dengan organisasi yang memiliki performa proyek.

4.      Activity Duration Estimating
Bekerja dengan stakeholder untuk menetapkan aktivitas, menentukan dependensinya, dan mengestimasi resource-nya, proses selanjutnya dalam project time management adalah mengestimasi durasi dari aktivitas. Penting untuk diingat bahwa durasi termasuk jumlah dari waktu kerja pada aktivitas plus waktu yang dilewatkan.

5.       Schedule Development
Schedule Development menggunakan hasil dari semua proses project time management yang sebelumnya untuk menentukan awal dari akhir dari proyek. Sering ada beberapa iterasi dari semua proses project time management sebelum suatu jadwal proyek diselesaikan. Tujuan akhir dari schedule development adalah untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi waktu proyek. Hasil utama dari proses ini adalah jadwal proyek, model data kadwal, suatu baswline jadwal, perubahan yang diinginkan, da perubahan untuk kebutuhan resource. Atribut aktivitas, kalender proyek, dan perencanaan manajemen proyek.

6.      Schedule Control
Prose akhir dari project time management adalah schedule control. Seperti scope control, schedule control adalah suatu bagian dari proses pengendalian perubahan. Tujuan dari proses ini adalah untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal,menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.

4.       Project Cost Managemen

Project Cost Manajement (manajemen biaya) adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan. Fungsi Project Cost Manajemen adalah  khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

Pengertian Cost Dan Project Cost Manajemen

Cost atau Biaya adalah sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan

spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya. Biaya pada umumnya diukur

alam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb

Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang

dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget

yang telah disepakati.

Pentingnya Project Cost Manajemen

Informasi manajemen biaya merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola

secara efektif perusahaan atau organisasi non laba. Informasi keuangan saja dapat  

mengakibatkan misleading karena infomasi tersebut cenderung berfokus pada jangka

pendek.

Manajemen biaya adalah proses perencanaan dan pengendalian anggaran bisnis. Manajemen biaya merupakan bentuk akuntansi manajemen yang memungkinkan sebuah bisnis untuk memprediksi pengeluaran yang akan datang untuk membantu mengurangi kemungkinan akan lebih dari anggaran.

Manajemen Biaya Proyek termasuk di dalamnya proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati.

Ada 3 tahap dalam manajemen biaya proyek, yaitu:

·         Estimasi Biaya (Cost Estimating)

Mengembangkan estimasi terhadap biaya pengadaan sumber daya yang dibutuhkan selama proyek berlangsung.

·         Anggaran Biaya (Cost Budgeting)

Penganggaran biaya adalah mengalokasikan semua estimasi biaya tersebut pada tiap paket kerja untuk membuat sebuah garis dasar (baseline), agar dapat diukur kinerjanya. Sama halnya dengan estimasi, penganggaran biaya juga sangat erat dengan pemecahan pekerjaan (WBS) dan penjadwalan. Inputan utama dari penganggaran biaya adalah WBS dan output/keluaran dari penganggaran biaya adalah cost baseline. Cost Baseline adalah anggaran waktu fase yang digunakan oleh manajer proyek untuk mengukur dan memonitor kinerja/performansi biaya.

·         Kontrol Biaya (Cost Control)

Pengontrolan biaya merupakan langkah akhir dari proses pengelolaan biaya proyek, yaitu mengusahakan agar penggunaan dan pengeluaran biaya sesuai dengan perencanaan, berupa anggaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian, aspek dan objek pengendalian biaya akan identik dengan perencanaan biaya, sehingga berbagai jenis kegiatan dikantor pusat dan lapangan harus selalu dipantau dan dikendalikan agar hasil implementasinya sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan. 

Adapun proses yang termasuk dalam pengendalian biaya adalah:

1.      Memonitoring kinerja pembiayaan

2.      Meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi

3.       Memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula

5.       Project Quality Management

Manajemen Kualitas Proyek adalah proses yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedurat atupun guidelines. Kesepakatan ini dapat terukur melalui parameter conformance to requirements (proses dan produk proyek memenuhi spesifikasi) dan fitness foruse (produk dapat digunakan sesuai maksuddan tujuannya).

Tahapan Manajemen Kualitas

·         Perencanaan Kualitas. Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan denganproyek yang sedang dikerjakan, dan menentukan bagaimana agar dapat memenuhistandar kualitas tsb.

·         Penjaminan Kualitas. Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk menjamin bahwatim proyek sudah menjalankan semua proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standarkualitas yang relevan .

·         Mengendalikan Kualitas. Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar relevan yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk meningkatkan kualitas secara menyeluruh .Output prosesnya adalah kualitas.

·         Rencana Manajemen Kualitas. Dapat didokumentasikan secara formal maupuninformal,namun harus dapat menjadi tuntunan agar proses maupun produk proyekmenjadi berkualitas (apapun standar yang digunakan).

·         Quality Metrics. Digunakan saat proses penjaminan kualitas (QA) dan pengendaliankualitas (QC). Contoh : reliability,failure rate, availibility,dsb.

·         Quality Checklist. Daftar hal-hal yang harus dilakukan dalam rangka memenuhi kualitas proyek.

·         Process Improvement Plan

·         Quality Baseline

·         Project Management Plan (update)

Penjaminan kualitas

·         Proses ini dilakukan dalam rangka menjamin peningkatan yang terus menerus dariberbagai aspek, sehingga penggunaan sumber daya proyek dapat seefektif dan seefisienmungkin.

·         Proses ini berlangsung secara iteratif, dengan cara membuang semua aktivitas yang tidakmemberi nilai tambah.

·         Tujuannya agar proses berjalannya aktivitas, merupakan aktivitas yang berkualitas. Alatnya: cost-benefit analysis, design of ex[eriment, quality audit, proses analysis.

Output penjaminan kualitas :

·         Requested Changes. Perubahan yang dilakukan agar terjadi peningkatan secara efektif danefisien dari aturan, prosedur dan proses dalam proyek, sehingga memberikan keuntunganlebih banyak bagi setiap stakeholders

·         Recommended Corrective Action. Merupakan penjabaran lebih detail berdasarkanrequested change.

·         Organizational Process Assets

·         Update Management Plan

Pengendalian kualitas

·         Dilakukan untuk memonitor agar produk yang dihasilkan merupakan produk yangberkualitas . Dilakukan setelah ada produk yang dihasilkan oleh proyek, dapat berupaproduk pada milestone atapun produk akhir proyek

·         Output : Keputusan baik/tidaknya proyek berjalan berdasarkan baseline quality atau penrencana pengendalian , Saran tindakan korektif atau preventif (jika ada), Saran perbaikanaturan, prosedur ataupun proses.

·         Alat : Pareto Diagram, Statistical Sampling (Metoda pengambilan sampel populasi untuk memahami masalah yang ada. Jumlah sample yg diambil berkaitan dengan serepresentatif data yang diinginkan), Six Sigma, Diagram Kontrol, Testing/Pengujian.

6.       Project Human Resource Management

Manajemen sumber daya manusia, disingkat MSDM, adalah cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.

Manajemen sumber daya manusia juga dapat didefinisikan sebagai  proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.

1.1 Keys to Managing People dan Motivasi

1.      Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection

a.       Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul.
Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal dan  faktor eksternal.

b.      Rekrutmen tenaga kerja / Recruitment
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sdm oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan / job description dan juga spesifikasi pekerjaan / job specification.

c.       Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang ada.

2.      Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation
Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada.

3.      Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection.

Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu

4.      Promosi, Pemindahan dan Pemisahan

a.       Promosi adalah jenis transfer yang meliputi penugasan kembali seorang pegawai pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar.

b.      Pemisahan, disebut juga pemberhentian, bahkan sering disebut downsizing, adalah perpindahan sementara atau tidak definitif seorang pegawai dari daftar gaji. Umumnya adalah untuk mengurangi kelebihan beban biaya tenaga kerja dan permasalahan keuangan perusahaan semakin serius.

c.        Terminasi adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup.

d.      Pemberhentian sukarela adalah pemisahan pegawai dari organisasi atas inisiatif organisasi atau kemauan pegawai sendiri.

e.       Pengunduran diri adalah pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah pensiun.

7.       Project Communications Management (Manajemen Komunikasi)

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya.

A.    Proses Project Communications Management

Manajemen komunikasi proyek dibutuhkan untuk menyosialisasikan kebijakan-kebijakan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan mengkomunikasikan rencana berikutnya.

Berikut ini langkah-langkahnya :
1. Buat web untuk komunikasi proyek (buat sederhana saja, pake blog wordpress)
2. Buat template-template yang diperlukan untuk komunikasi proyek, misalnya : template berita acara rapat, template untuk undangan, template untuk progress report, dll.
3. Buat rencana komunikasi, misalnya : cara melakukan rapat, cara melaporkan perkembangan proyek, dll.
4. Melaksanakan rencana komunikasi sesuai dengan yang direncanakan.
5. Mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan komunikasi proyek.

B.     Rencana komunikasi
Perencanaan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal.

Komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain.

Komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek. Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak, terlutis atau tidak tertulis, vertikal atau horizontal.

C.     Isi rencana Communications Management
Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain :

·         Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders.

·         Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnya.

·         Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksud.

·         Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud.

·         Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst.

·         Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb.

·          Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek.

·         Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawah.

D.    Distribusi Informasi

·         Dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi.

·         Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek.

Isu penting dalam Distribusi Informasi:

·         Penggunaan teknologi

·         Cara formal atau informal

·         Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu

·         Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi

·         Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok

·         Teknik menyampaikan berita “buruk”

·         Pengaturan jumlah jalur komunikasi

E.     Pelaporan Performance

Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :

·         Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana,dsb)

·         Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin

·         Peramalan, berisi gambaran kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan ( Ingat EVM! )

F.      Administrative Closure
Proyek atau fase, setelah baik mencapai tujuan atau sedang dihentikan untuk
alasan lain, membutuhkan penutupan. Penutupan Administrasi terdiri dari verifikasi dan mendokumentasikan hasil proyek untuk meresmikan penerimaan produk dari proyek oleh sponsor, klien, atau pelanggan. Ini mencakup pengumpulan catatan proyek, memastikan bahwa mereka mencerminkan spesifikasi final, analisis keberhasilan proyek dan efektivitas, dan pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan. Penutupan kegiatan administratif tidak harus ditunda sampai penyelesaian proyek. Setiap tahap dari proyek harus benar tertutup untuk memastikan bahwa penting dan informasi yang berguna tidak hilang.

G.    Mode penanganan konflik

Bila anda telah melakukan identifikasi dan klasifikasi konflik yang terjadi serta efek yang ditimbulkan, maka anda harus memiliki langkah ataupun strategi untuk mengatasi konflik tersebut. Jika anda belum memiliki strategi, di bawah ini akan dibahas 5 pendekatan atau model penyelesaian konflik berdasarkan pendapat Dr. William Hendricks, yang dapat anda gunakan sesuai dengan kondisi konflik yang terjadi.

1.      Model penyelesaian konflik dengan mempersatukan (Integrating)
Individu yang memilih model ini perlu melakukan tukar menukar informasi. Pada pendekatan ini diperlukan adanya keinginan untuk mengamati perbedaan dan mencari solusi yang dapat diterima oleh semua kelompok. Model penyelesaian konflik jenis ini secara tipikal diasosiasikan dengan pemecahan masalah, efektif bila isu konflik adalah kompleks.

2.      Model penyelesaian konflik dengan kerelaan untuk membantu (obliging)
Penyelesaian konflik model obliging menempatkan nilai yang tinggi untuk orang lain sementara dirinya sendiri dinilai rendah. Model ini dapat anda gunakan sebagai strategi yang sengaja dimunculkan untuk mengangkat atau menghargai orang lain, agar mereka merasa lebih baik dan senang terhadap isu konflik.

3.      Model penyelesaian konflik dengan mendominasi (dominating).
Model dominating adalah lawan dari model obliging, penekanannya pada diri sendiri. Di mana kewajiban bisa diabaikan oleh keinginan pribadi, model mendominasi ini meremehkan kepentingan orang lain. Model ini adalah strategi yang efektif bila suatu keputusan yang cepat dibutuhkan atau jika persoalan tersebut kurang penting.

4.      Model penyelesaian konflik dengan menghindar (avoiding).
Para penghindar tidak menempatkan suatu nilai pada diri sendiri ataupun orang lain. Model ini adalah strategi menghindar dari persoalan. Penyelesaian konflik model ini memiliki aspek negatif diantaranya menghindar dari tanggung jawab atau mengelak dari suatu isu.

5.      Model penyelesaian konflik dengan kompromis (compromising).
Dalam model ini perhatian pada diri sendiri maupun orang lain berada dalam tingkatan yang sedang. Hal ini adalah orientasi jalan tengah. Dalam model kompromi, setiap orang memiliki sesuatu untuk diberikan dan siap menerima sesuatu.

H.    Menjalankan rapat dan menggunakan e-mail secara efektif.

Rapat merupakan salah satu cara berkomunikasi dalam sebuah organisasi. Di sebuah perusahaan, rapat juga berfungsi untuk membantu para manajer dalam memantau kinerja operasional anak buahnya, atau dalam melakukan koordinasi dengan bawahan atau tim yang lain. Walaupun demikian penting, rapat juga kadang menjadi kegiatan yang menyita energi dan banyak waktu.
Efektivitas dan keberhasilan sebuah rapat, secara langsung dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan peserta rapatnya.

Berikut ini adalah cara agar rapat dapat berjalan dengan efektif :

1.      Tentukan apakah memang perlu diadakan rapat. Ini penting diketahui, karena sering kali beberapa permasalahan atau kordinasi dapat diselesaikan melalui diskusi singkat sambil lalu saja. Bila tidak ada yang sangat perlu dibahas, didiskusikan, atau dieavaluasi bersama-sama, maka sebaiknya tidak perlu mengadakan rapat.

2.      Tetapkan tujuan atau target rapat. Ini perlu untuk membuat rapat berjalan pada koridornya.

3.      Tentukan waktu rapat. Sesuaikan waktu rapat dengan agenda pembicaraan. Jangan sampai waktu rapat jadi berlama-lama sehingga memakan jatah waktu untuk mengerjakan yang lain.

4.      Siapkan agenda atau daftar acara. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk mempersiapkan daftar acara rapat secara tertulis. Dalam agenda itu cantumkan juga topik yang ingin dibahas dalam rapat, nama peserta yang hadir, waktu dan tempat lokasi rapat, dan hal-hal yang perlu di bawa oleh para peserta.

5.      Mulai dan akhiri rapat tepat waktu. Ciptakan reputasi sebagai seseorang yang memulai dan mengakhiri rapat sesuai jadwal. Dengan demikian rekan kerja akan menaruh respek kepada Anda. Jika ada peserta rapat yang datang terlambat, peserta yang lain tidak perlu menunggu.

6.      Minimalkan jumlah peserta yang hadir. Rapat akan lebih efektif jika menghadirkan peserta tidak lebih dari 6–7 orang. Hasil keputusan akan sulit dicapai bila peserta yang hadir terlalu banyak.

7.      Catatlah jalannya rapat. Pastikan semua topik dibahas, dan arahkan rapat ke arah pengambilan keputusan. Tetaplah berada pada agenda yang telah disiapkan. Pastikan semuanya terkendali.

8.      Peserta rapat mungkin memiliki pandangan yang berbeda mengenai sesuatu. Untuk dapat mengakomodasi kepentingan organisasi, galilah potensi semua peserta. Rapat akan timpang dan kurang sehat jika semua topik didominasi oleh satu-dua orang saja. Rapat harus dapat mengakomodasi suara semua peserta rapat.

9.      Kelola konflik dengan bijak. Bila rapat cenderung diselingi perdebatan antarsesama rekan kerja, pertimbangkanlah untuk mengundang seorang yang
bisa bersikap netral untuk jadi penengah dalam rapat tersebut.

10.   Take a break. Kerumitan agenda rapat membuat peserta jenuh atau otak mereka jadi lelah. Izinkan peserta untuk keluar, agar sekembalinya mereka dari rehat, rapat dapat dilanjutkan kembali dengan ide-ide segar.

11.  Buat kesimpulan hasil akhir rapat. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk membuat catatan hasil rapat. Catatan tersebut berupa keputusan yang telah diambil dan ditetapkan, beberapa hal yang telah disetujui, serta beberapa strategi yang patut dijalani. Bagikan salinan catatan tersebut kepada peserta rapat yang hadir.

12.  Kembangkan rencana tindak lanjut dan berikan penugasan atas strategi yang telah ditetapkan.

13.  Evaluasi hasil rapat. Biasakan untuk mengevaluasi setiap rapat yang telah dijalani. Ini penting agar Anda bisa mencari tahu letak kekurangan rapat tersebut dan dapat memperbaikinya di kemudian hari.

I.        Penggunaan template pada Project Communications Using

Using Templates for Project Communications

1.      Kebanyakan orang teknis enggan meminta pertolongan.

2.      Menggunakan template dalam berkomunikasi dapat membuat penggunaan waktu dan uang menjadi lebih efisien.

3.      Organisasi dapat membuat templatenya sendiri atau meniru dari orang lain.

J.       Penggunaan software dalam mendukung Project Communications.

Menggunakan Software untuk Membantu Proyek Komunikasi

1.      Ada banyak perangkat lunak untuk membantu dalam proyek komunikasi.

2.      Hari ini lebih dari 37 persen orang berkomunikasi atau bekerja jarak jauh sedikitnya memerlukan paruh waktu.

3.      Perangkat lunak manajemen proyek mencakup kemampuan baru untuk meningkatkan komunikasi Virtual.

4.      Proyek tahun 2002 meliputi fitur edisi usaha untuk manajemen portofolio, manajemen sumber daya, dan kerjasama.

8.     Project Risk Management

Proyek Manajemen Risiko adalah proses berkesinambungan untuk terlibat dalam seluruh keseluruhan proyek. Proyek Manajemen Risiko melibatkan perencanaan melakukan manajemen risiko, terlibat dalam identifikasi risiko, menyelesaikan analisis risiko, menciptakan rencana risiko tindakan tanggapan, dan pemantauan dan pengendalian risiko pada proyek. Tujuan dari manajemen risiko proyek adalah untuk meningkatkan kemungkinan dan dampak peristiwa positif dan untuk mengurangi probabilitas dan dampak dari kejadian negatif.

 Proses manajemen risiko ada enam :

1.       Perencanaan Manajemen Risiko - Risiko Manajemen Perencanaan adalah proses di mana keputusan yang dibuat tentang bagaimana pendekatan, merencanakan, dan melaksanakan kegiatan manajemen risiko. Hal ini diselesaikan sebagai bagian dari kelompok proses perencanaan.

2.       Identifikasi Risiko - Risiko Identifikasi risiko menentukan yang dapat mempengaruhi tujuan proyek, dan mengidentifikasi karakteristik risiko tersebut. Identifikasi Risiko umum pertama terlibat dalam kelompok proses perencanaan.

3.       Analisis Risiko Kualitatif - Analisis Risiko Kualitatif memprioritaskan risiko untuk analisis masa depan dengan menganalisis kemungkinan terjadinya dan dampak. Analisis Risiko Kualitatif umumnya pertama kali terlibat dalam kelompok proses perencanaan.

4.        Analisis Risiko Kuantitatif - Analisis Risiko Kuantitatif memberikan nomor ke risiko sebagai bagian dari menentukan dampak pada tujuan proyek secara keseluruhan. Analisis Risiko Kuantitatif umumnya terlibat dalam kelompok proses perencanaan.

5.       Respon Risiko Perencanaan - Perencanaan Respon Risiko mengetengahkan opsi dan rencana aksi untuk meningkatkan peluang dan mengurangi ancaman. Respon risiko perencanaan biasanya pertama kali dimulai pada Kelompok Risiko Perencanaan Respon.

6.       Pemantau Risiko dan Pengendalian - Pemantauan dan Pengendalian Risiko adalah proses yang berkelanjutan. Ini melibatkan mengawasi efektivitas tanggapan risiko, pemantauan risiko residu, mengidentifikasi dan mendokumentasikan risiko baru, dan meyakinkan bahwa proses manajemen risiko diikuti. Hal ini dilakukan sepanjang Monitoring dan Pengendalian Proses Grup.

·         Risk Management Planning

·         Risk identification

·         Qualitative risk analysis

·         Quantitative risk analysis

·         Risk response planning

·         Risk monitoring & control

o   Monitoring —–> Hanya melihat kaya gimana hasil dari Risk Response Planning..

o   Control —–> Tindakan pengendalian kalau ternyata dimonitoring hasilnya tidak bagus.

Hasil akhir dari Risk Management Plan :

·         Methodology

·         Roles and responsibilities

·         Budgeting

·         Timing

·         Risk categories

·         Definitions of risk probability and impact

·         Probability and impact matrix

·         Revised stakeholders tolerances

·         Reporting formats

·         Tracking

Risk Identification

Menentukan apa saja yang bisa menjadi resiko dalam suatu project.

·         Technical

·         Requirements

·         Technology

·         Complexity & interface

·         Performances & reliability

·         External

·         Organizational

·         Project management

·         List of identified risks

·         List of potential responses

9.       Project Procurement Management

Manajemen Proyek Pengadaan merupakan bagian dari proses manajemen proyek di mana produk atau jasayang diperoleh atau dibeli dari luar basis karyawan yang ada (yang akan bekerja pada proyek) dalam rangka untuk menyelesaikan tugas atau proyek. Pada dasarnya ada dua jenis pengadaan, di mana perusahaan bertanggung jawab untuk produk atau jasa tertentu di bawah hukum kontrak , PPM ini termasuk tanggung jawab manajemen kontrak bahwa masalah tugas-tugas tertentu ke berbagai anggota tim . Kedua proses manajemen proyek yang penting untuk keberhasilan perusahaan.

Manajemen Proyek Pengadaan juga dapat mencakup tanggung jawab kontrak di mana pembeli yang disewa untuk proyek tertentu adalah melakukan tugas tertentu penjual , kontrak ini ditempatkan antara yang satu menyediakan layanan dan tim khusus yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek ini.

Enam (6) proses utama dari project procurement management:

1.         Planning purchases and acquisition

2.         Planning contracting

3.         Requesting seller responses

4.         Selecting sellers

5.         Administering the contract

6.         Closing the contract

Tiga siklus dalam pengadaan proyek :

·            Input (dokumen, rencana, desain, dll)

·            Alat dan Teknik (mekanisme diterapkan untuk input)

·            Keluaran (dokumen, produk, dll)

Empat kelompok proses adalah:

1.      Memulai

·         Perencanaan

·         Pendanaan

·         Persiapan

2.      Pelaksana

·         Perangkaian

·         Penyempurnaan

3.      Pemantauan dan Pengendalian

·         Koordinasi

·         Komunikasi

4.      Penutupan

·         Evaluasi